La Regione Emilia-Romagna utilizza da circa due mesi la piattaforma DocER centralizzata gestita da Lepida, con 48 applicativi verticali integrati e una media di 11.000 transazioni al giorno. Si tratta di un risultato importante, frutto di un lungo e minuzioso lavoro di preparazione e pianificazione che ha visto coinvolta una squadra congiunta di Lepida e del servizio ICT della Regione, e che ha permesso al tempo stesso la messa a punto delle procedure e degli strumenti di migrazione sulla piattaforma centralizzata a favore di tutti gli Enti del territorio.
La migrazione dell’archivio documentale dalla vecchia istanza locale di DocER gestita dalla Regione alla piattaforma centralizzata ha riguardato circa 13 milioni di documenti appartenenti a 11 aree organizzative, per un volume di 6TB e circa 300GB di metadati, ed è stata completata a seguito di operazioni di segmentazione dei dati, importazioni e verifiche oltre ai test funzionali finali. Le strutture regionali utilizzano quindi le prestazioni e l’affidabilità dei servizi della piattaforma centralizzata gestita da Lepida, liberandosi dalla gestione sistemistica e applicativa dell’istanza locale.
Lepida sta perfezionando insieme alla Regione anche le procedure di monitoraggio e gestione delle segnalazioni tenendo conto delle decine di applicativi integrati con DocER centralizzato, grazie ai servizi di protocollazione e fascicolazione esposti tramite Web Service, che permettono la costituzione dell’archivio unico digitale per tutte le strutture regionali. Inoltre, con la piattaforma centralizzata anche l’invio in conservazione dei documenti presenti nell’archivio di DocER è centralizzato e gestibile direttamente dagli archivisti, grazie a un’interfaccia grafica ad accesso controllato. L’esperienza di Lepida nella migrazione della Regione, con l’adeguamento delle procedure di importazione e di analisi e bonifica dei dati di partenza, rappresenta un volano per la migrazione degli Enti Locali.
